Klaar voor een beurs in 25 stappen met deze checklist

Voor de beurs

Wat is je doel van beursdeelname?

1. Maak een plan

Welke doelgroep is aanwezig? Is dit de doelgroep die van jouw product moet weten, of deze daadwerkelijk aan kan schaffen? Maak een bondig plan waarin deze vragen beantwoord worden.

2. Bepaal jouw doel

Wanneer is de beurs geslaagd? Zorg dat je dit doel samen met jouw salescollega’s opstelt. Probeer ‘m zo helder mogelijk te maken. Dit geeft richting aan alle volgende stappen.

Check, check, dubbelcheck

3. Kies een passende plek

Een plek op de beursvloer bepaalt mede het succes. Kijk of het mogelijk is om naast de horecagelegenheid te staan, en houd daarnaast rekening met de centrale looproute. Zo kan je een stand naast het toilet voorkomen.

4. Voorzien van alle gemakken

Kies de stand die groot genoeg is voor jouw doel. Zorg daarnaast voor stroom, en vraag na of er een kast is om voorraad uit het zicht op te bergen.

5. Zorg voor een verzekering

6. Gratis kaarten of kortingscodes beschikbaar

Je hebt vast een paar relaties die je graag wilt spreken. Die bied je maar al te graag een gratis kaart aan. Vaak is dit via de organisatie mogelijk, vraag dit zeker na.

Wil jij hulp bij het maken van een uitnodiging?

7. Personeel op de hoogte

Voordat je extern communiceert stel je eerst jouw personeel op de hoogte. Ook de standbemanning die je op het oog hebt moet je enthousiasmeren.

8. Aan de slag met uitnodigingen

Nodig je relaties uit. Dit kan per email, waarin je ze gelijk gratis toegangskaarten kunnen bestellen. Dit kan op de website van de beurs. Maar misschien is het ook interessant om deze mogelijkheid op een eigen beurspagina aan te bieden. Dat kan vaak met een eenvoudige API of iFrame.

9. Zet alle kanalen in

Om iedereen te laten weten dat je op de beurs zult staan is het goed om ook social media in te zetten. Creëer hierbij een uniek bericht voor elk medium. Vergeet daarnaast niet om een aangepaste emailhandtekening in te stellen.

10. Onderscheidende standaankleding

Hier kan je het verschil maken. Want dit is hoe je impact maakt op de bezoeker. Zorg dat je de aandacht trekt met je stand. En dat jouw aankleding in lijn ligt met jouw doel en huisstijl. En dat het is afgestemd op de grootte van de beurs.

11. Geef iets mee

Wat geef je na afloop van een gesprek mee? Kies voor een weggever, maar zorg ook dat er drukwerk klaarligt om mee te geven. Dit kan een folder of brochure zijn, maar ook een referentiecase is hiervoor geschikt. Dan kan jouw contact het nog een nalezen of delen met collega’s.

Organiseer een sales kick-off

12. Geoefende elevator pitch

Hoe vertel je in een paar minuten wie je bent en wat je voor een bezoeker kan betekenen? Dit is de elevator pitch. Zorg dat dit voor alle bemanning gesneden koek is.

13. Kledingvoorschriften zijn duidelijk

Het is goed om als standbemanning eenduidig zichtbaar te zijn. Kleding is een van de manieren om te laten zien dat er een team staat. Of het nu een polo of een overhemd is, als het maar past bij jouw bedrijf.

14. Uitgesproken doelen

Iedereen is op de hoogte van de eerder gestelde doelen voor deze beurs. Het personeel heeft er zin in.

Tijdens het event

Een tip top beursstand

15. Kies voor tapijttegels

Met tapijttegels creëer je een eigen eiland. Een herkenbare plek, die jouw stand goed afbakent. Visueel is het een sterk instrument om een eigen plek te maken.

16. Rommel uit het zicht

Zorg voor een kast waar persoonlijke spullen opgeruimd kunnen worden. Ieder geval uit het zicht, anders staat het zo rommelig. En dat is niet de bedoeling.

17. Gespreksstarter

Zorg dat er een actie is om over in gesprek te gaan. Er iets nieuws te zien is. Een trigger noemen we dit ook wel. Dat maakt het gesprek een stuk makkelijker.

Samen sta je sterker

18. Medestandhouders updaten

Medestandhouders zijn ook ontzettend interessant. De beurs staat nooit helemaal vol met directe concurrenten. Het zijn ook potentiële partners die wellicht jouw dienstverlening kunnen gebruiken bij grote projecten. Kortom, vergeet deze doelgroep niet uit het oog, en bedenk een unieke actie.

19. Relaties uitnodigen

Weet je al dat bepaalde relaties aanwezig zullen zijn op de beurs? Mooi, nodig deze dan persoonlijk uit om op de stand langs te komen. Een mooie moment om even bij te praten.

20. Ga voor een open houding

Sta open voor het gesprek, hierbij is een open houding essentieel. Daarnaast zorgt een glimlach voor goede indruk. Wees je hier bewust van.

21. Details om niet te vergeten

Een strak gestreken overhemd, gepoetste schoenen of een frisse adem lijken details. Maar in een persoonlijk gesprek is het toch prettig als de gesprekspartner zich netjes en fris presenteert. Samen maakt dit een groot verschil.

22. Echt vermijden…

Rommel op de stand in de vorm van lege bekertjes of verpakkingen kan echt niet. Ook etende standbemanning is niet aangenaam om te zien. Wissel af rond lunchtijd en zorg dat iedereen een broodje kan eten in het

Na beursdeelname

23. Bedank personeel en bezoekers

Dankzij de inzet van de standbemanning heb je na het toepassen van bovenstaande tips een succesvolle beurs kunnen draaien. Bedankt ze daarvoor. Net als je standbezoekers bedankt voor hun komst.

24. Doe verslag

Breng medewerkers die niet aanwezig waren op de hoogte van de beurs. Daarnaast laat je door middel van social media zien dat het een succesvolle beurs was. Let op! Deel geen foto’s met gezichten van bezoekers herkenbaar in beeld, zonder akkoord van de geportretteerden.